Regulament de participare și informare privind fotografierea, filmarea și prelucrarea datelor personale
Prezentul regulament stabilește regulile generale de participare la Luminos Fest și informează participanții cu privire la fotografierea, filmarea și prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul evenimentului.
1. Organizator
Luminos Fest este organizat de CASIRA INTERNATIONAL S.R.L., denumită în continuare „Organizatorul”.
Pentru solicitări privind participarea, fotografierea/filmarea sau protecția datelor personale, ne puteți contacta la:
contact@luminosfest.ro
2. Despre eveniment
Luminos Fest este un festival de lampioane pe apă, desfășurat în spațiu public, cu acces liber pentru publicul general.
Intrarea la eveniment este liberă. Anumite activități, ateliere, rezervări de kituri de lampioane sau zone special organizate pot avea reguli separate, afișate pe site, în social media sau comunicate la fața locului.
Prin participarea la eveniment, participanții iau la cunoștință prezentul regulament și se obligă să respecte indicațiile Organizatorului, ale personalului de ordine, ale autorităților și ale partenerilor implicați în desfășurarea evenimentului.
Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica programul, amplasarea activităților sau regulile de desfășurare, dacă acest lucru este necesar pentru siguranța participanților, condiții meteo, cerințe ale autorităților sau buna organizare a evenimentului.
3. Reguli generale de participare
Participanții sunt rugați să păstreze o conduită civilizată, să respecte ceilalți participanți, personalul evenimentului, expozanții, artiștii, voluntarii și spațiul public în care are loc festivalul.
Nu sunt permise comportamentele care pot pune în pericol siguranța, confortul sau drepturile celorlalți participanți.
Participanții sunt obligați să respecte spațiile verzi, mobilierul urban, decorurile, instalațiile, zonele amenajate și bunurile puse la dispoziție în cadrul evenimentului.
Este interzisă desfășurarea de activități comerciale, promoționale, de distribuire de materiale publicitare sau de colectare de date în cadrul evenimentului fără acordul scris al Organizatorului.
Minorii participă la eveniment sub supravegherea părinților, tutorilor sau însoțitorilor legali. Părinții/însoțitorii sunt responsabili pentru supravegherea copiilor pe toată durata evenimentului, inclusiv în zonele de ateliere, activități pentru copii, zone aglomerate sau în apropierea apei.
Organizatorul nu răspunde pentru bunurile personale pierdute, uitate, deteriorate sau sustrase în cadrul evenimentului.
4. Fotografiere și filmare în cadrul Luminos Fest
Pe durata evenimentului, Organizatorul, fotografii, videografii, partenerii oficiali, voluntarii desemnați și presa pot realiza fotografii, filmări, înregistrări audio-video și materiale de atmosferă.
Aceste materiale pot surprinde participanți, inclusiv minori, în imagini de ansamblu, cadre de atmosferă, fotografii de grup, imagini din zonele de activități, concerte, ateliere, zone de relaxare, zone de lampioane sau alte spații ale evenimentului.
Materialele foto-video pot fi utilizate de Organizator în scopuri de documentare, arhivare, comunicare publică și promovare a evenimentului Luminos Fest, inclusiv pe website-ul festivalului, în social media, în comunicate de presă, materiale pentru parteneri, afișe, prezentări, clipuri video sau campanii de promovare pentru ediții viitoare.
Participanții iau la cunoștință că, prin prezența la un eveniment public, desfășurat într-un spațiu deschis, pot apărea accidental sau contextual în fotografii și filmări de atmosferă.
Utilizarea acestor materiale nu dă naștere unui drept la remunerație, compensație sau alte pretenții financiare din partea participanților, în măsura permisă de lege.
Organizatorul va evita, pe cât posibil, folosirea imaginilor într-un mod care poate afecta demnitatea, imaginea sau viața privată a participanților.
În cazul cadrelor de prim-plan în care un minor este subiect principal al unei campanii promoționale dedicate, Organizatorul va solicita, atunci când este necesar și posibil, acordul părintelui/tutorelui.
5. Dacă nu doriți să apăreți în fotografii sau filmări
Înțelegem și respectăm dorința participanților care nu vor să apară în materiale foto-video.
Dacă nu doriți să fiți fotografiat(ă) sau filmat(ă), vă rugăm să transmiteți o solicitare la adresa:
contact@luminosfest.ro
Pentru a vă putea identifica mai ușor și pentru a gestiona corect solicitarea, vă rugăm să includeți în e-mail:
numele dumneavoastră;
orașul și data evenimentului;
o scurtă descriere care să ne ajute să vă identificăm în fotografii sau filmări;
dacă este cazul, linkul, captura de ecran sau descrierea materialului în care apăreți;
solicitarea concretă: evitarea fotografierii, ștergerea, blurarea, retragerea de pe canalele proprii ale Organizatorului.
Organizatorul va depune eforturi rezonabile pentru a evita realizarea de cadre de prim-plan cu persoanele care au transmis o astfel de solicitare și/sau pentru a elimina, blura sau retrage materialele de pe canalele proprii, acolo unde acest lucru este posibil.
Având în vedere că evenimentul se desfășoară în spațiu public și cu acces liber, Organizatorul nu poate garanta absența completă din toate imaginile de ansamblu, din filmările de atmosferă, din transmisiunile live, din materialele realizate de presă, de alți participanți sau de persoane care nu acționează în numele Organizatorului.
6. Informare GDPR – date cu caracter personal
În cadrul Luminos Fest pot fi prelucrate date cu caracter personal, precum:
imaginea și/sau vocea participanților surprinse în fotografii și filmări;
nume, prenume, e-mail, telefon, dacă sunt transmise voluntar prin formulare, e-mail, înscrieri la activități, rezervări, concursuri sau solicitări;
date privind participarea la anumite activități, acolo unde este necesar pentru organizare;
date ale părinților/însoțitorilor și ale minorilor, atunci când sunt necesare pentru înscrierea sau participarea la activități dedicate copiilor.
Datele pot fi prelucrate în următoarele scopuri:
organizarea și desfășurarea evenimentului;
gestionarea rezervărilor, înscrierilor, atelierelor sau activităților speciale;
comunicarea cu participanții;
asigurarea siguranței și bunei desfășurări a evenimentului;
documentarea și promovarea Luminos Fest;
arhivarea materialelor foto-video ale evenimentului;
îndeplinirea obligațiilor legale ale Organizatorului;
soluționarea solicitărilor primite din partea participanților.
Temeiul prelucrării poate fi, după caz: interesul legitim al Organizatorului de a documenta și promova evenimentul, executarea unei rezervări/înscrieri solicitate de participant, consimțământul persoanei vizate acolo unde acesta este necesar, precum și îndeplinirea unor obligații legale.
Datele pot fi transmise, în măsura necesară, către furnizori implicați în organizarea evenimentului, fotografi, videografi, parteneri, platforme de comunicare, autorități publice sau alte persoane/entități atunci când acest lucru este necesar pentru organizarea, promovarea sau protejarea drepturilor Organizatorului.
Materialele foto-video publicate pe canalele proprii ale Organizatorului pot rămâne disponibile online pe perioada necesară scopului de promovare și arhivare a evenimentului, cu respectarea drepturilor persoanelor vizate.
7. Drepturile persoanelor vizate
Conform legislației privind protecția datelor, persoanele vizate pot solicita, în condițiile legii:
acces la datele personale;
rectificarea datelor;
ștergerea datelor;
restricționarea prelucrării;
opoziția față de anumite prelucrări;
retragerea consimțământului, acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ;
portabilitatea datelor, dacă este aplicabil;
depunerea unei plângeri la autoritatea competentă în domeniul protecției datelor.
Pentru orice solicitare privind datele personale sau apariția în materiale foto-video, ne puteți scrie la:
contact@luminosfest.ro
8. Actualizarea regulamentului
Organizatorul își rezervă dreptul de a actualiza prezentul regulament ori de câte ori este necesar. Varianta actualizată va fi publicată pe website-ul oficial Luminos Fest.
Participarea la eveniment după publicarea regulamentului actualizat presupune luarea la cunoștință a noii versiuni.
